Anhänge in Emma-Mailings? Besser nicht!

E-Mailings bestehen in der Regel aus einer Kombination aus Texten, Links und Bildern. Diese Elemente enthalten die wichtigsten Informationen und bei Bedarf gelangt der Empfänger über die jeweiligen Links zu weiteren Details.

In Emma besteht aber auch die Möglichkeit, in einem Mailing über den Reiter „Anhang“ noch weitere Informationen in Form von Dateien mit zu senden. Auch sensible oder vertrauliche Daten können so als E-Mail-Anhang versandt werden.

Allerdings machen diese Anhänge die versendeten E-Mails aber nur unnötig größer und dies führt bei vielen E-Mail-Providern zu Problemen bei der Zustellung.

In diesem Artikel haben wir 7 Gründe zusammengefasst, warum Sie künftig auf den Versand von Bildern, Verträgen, Präsentationen und anderen Dokumenten per Mail verzichten sollten.

1. Was raus ist, ist raus. Egal ob richtig oder falsch!

Schnell können Mailings auf Grund von Eile oder Unvorsicht an den falschen Empfänger versendet werden. Auch wenn es oftmals mit einer kurzen Richtigstellung getan sein mag, kann dieser Fehler jedoch mit sensiblen Anhängen zu massiven Problemen führen. Verträge und vertrauliche Unterlagen falsch zu versenden, muss im schlimmsten Fall sogar an den Vorgesetzten und betroffene Geschäftspartner gemeldet werden und kann Geldstrafen nach sich ziehen, gerade in Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung.

Deshalb ist es wesentlich sicherer, in E-Mails lediglich Links mit Dateien zur Ansicht oder zum Download zu versenden, bei denen die Berechtigungen zum Zugriff auf den Link jederzeit wieder entzogen werden können. Emma bietet dazu mit dem Webspace einen eigenen Cloud-Speicher an. Hier können Sie Dateien aller Art (z.B. Bilder, PDF-Dokumente. Powerpoint-Präsentationen oder ZIP-Dateien bis 64 MB) auf den Emma-Server hochladen, um sie anschließend in Ihren Mailings zu verlinken.

2. Ist das Angebot noch aktuell?

Sind Dokumente nach einer bestimmten Zeit nicht mehr aktuell (z.B. weil sich die Zins-Konditionen geändert haben) oder nur zeitweise für den Empfänger bestimmt (beispielsweise während einer Werbeaktion), lässt sich der Zugriff bei einem Anhang nicht einfach einschränken.

Das Hochladen von Anhängen in den Emma-Webspace löst dabei gleich zwei Probleme: zum einen kann der Inhalt des gespeicherten Dokuments einfach nachträglich aktualisiert oder sogar komplett ausgetauscht werden. Der Empfänger erhält also bei einem (späteren) Download immer die aktuellste Version des Anhangs. Zum anderen kann der Downloadlink deaktiviert werden und das Dokument steht dem Empfänger dann nicht mehr zur Verfügung. So behält der Absender eine gewisse Kontrolle über die herausgegebenen Informationen.

3. Versand ohne Passwort

Eines der größten Probleme, die sich durch die Nutzung von E-Mails zum Versand von Dateien ergibt, ist die fehlende Sicherheit. Werbliche Mailings werden i.d.R. unverschlüsselt versendet. Mitgesendete Anhänge enthalten meist keinen Passwortschutz. Links zum Teilen von Dateien bieten in Kombination mit einem Passwort hingegen eine weitaus höhere Sicherheit.

4. Spamfilter mögen keine Anhänge

E-Mail-Anhänge sind ein rotes Tuch für Spamfilter, da sie potentielle Schadsoftware enthalten können. So kommt es immer wieder vor, dass ein wichtiges Mailing nicht zugestellt wird und dessen Fehlen erst nach einiger Zeit auffällt.

Der Grund dafür können (zu große) Anhänge sein. Dabei wird vom Spamfilter die gesamte Mail als Gefahrenquelle markiert und geblockt. Ob ZIP-Files oder PDF-Anhänge, häufig erreichen diese Mails den Empfänger gar nicht erst und beide Parteien sind sich bis zur Nachfrage dessen nicht einmal darüber bewusst.

Zusätzlich maximiert ein Anhang die Dateigröße einer Mail enorm. Viele Spamfilter blockieren eine Mail auch schon aufgrund der Größe und unabhängig von ihrem Inhalt. Ein Link hingegen vergrößert Mails nicht unnötig und lässt sich einfach in den Text integrieren.

5. Ihre E-Mail ist zu groß!

Eine begrenzte Dateigröße kann nicht nur bei Spamfiltern ein Problem darstellen, sondern auch ganz generell ist das Teilen von größeren Dateien problematisch. Häufig ist die Dateigröße für E-Mails bei kommerziellen E-Mail-Servern auf 5 bis 10 MByte begrenzt, teilweise sogar weniger. Hinzu kommt, dass sich bei zu großen Anhängen die Ladezeiten für Ihre Empfänger deutlich erhöhen können (z.B. bei mobilen Endgeräten mit geringer Bandbreite). Nicht jeder Empfänger hat die Geduld, den vollständigen Ladevorgang abzuwarten.

Der EMMA-Webspace erlaubt es Dateien bis zu einer Größe von jeweils 64 MB hochzuladen. Für größere Dateien (z.B. Videomaterial, größere Präsentationen oder Bildersammlungen als ZIP-Datei) können weitere externe Cloud-Lösungen genutzt werden.

6. Ihr Speicherplatz für E-Mails ist fast voll!

Kostenlose E-Mail-Postfächer (z.B. bei GMX) sind in ihrer Standardversion oft auf 1 GB Speicherplatz eingestellt. Speicherplatz, der durch Anhänge besonders schnell ausgelastet sein kann. E-Mails mit entsprechend großen Anhängen werden von den Empfängern daher schnell mal gelöscht oder man meldet sich gleich ganz vom Newsletter ab.

7. Fehlendes Tracking

Wird eine E-Mail mit einem Anhang versendet, dann kann zwar über das Tracking geprüft werden, ob der Kontakt das Mailing geöffnet hat, allerdings nicht, ob auch die angehängte Datei geöffnet wurde. Ein Download-Link kann in der Emma-Statistik zumindest dahingehend ausgewertet werden, wie oft (und von wem) er angeklickt wurde. So lässt sich zumindest ansatzweise belegen, ob der Empfänger die Datei empfangen und geöffnet hat.

Zusammenfassung

Vorsicht: SPAM: Anhänge in E-Mails können als potentiell gefährliche eingestuft werden.
Negative Reputation: Landen Ihre Newsletter im SPAM, leidet langfristig Ihre Absender-Reputation.
Lange Ladezeit: Anhänge sorgen für eine große Dateigröße Ihrer E-Mail – und lange Ladezeiten für Ihre Empfänger.
Zusätzliche Kosten: Große Anhänge von mehreren Megabytes können zu hohem Speicherverbrauch und damit zu zusätzlichen Kosten führen.

Die Lösung: Verlinken statt Versand von Anhängen!

Speichern Sie Ihr Dokument im Emma-Webspace und senden Sie in Ihrem Newsletter den entsprechenden Link dorthin mit.