Subdomain, SSL und DKIM

In Emma werden neue E-Mails im Hauptmenü unter Mailings -> E-Mail über den Button „Neue E-Mail“ erstellt.

Im anschließenden Pop-Up können dann die Betreffzeile, das E-Mail-Setup und das Template ausgewählt werden.

Nach dem Klick auf OK wird bei der neu erstellten E-Mail automatisch die DKIM-signierte Absenderdomain des Emma-Accounts eingefügt. Damit sollen auch bei neuen E-Mails sichergestellt werden, dass in diesen E-Mails die korrekte Absenderdomain genutzt wird.

In der so erstellten E-Mail erscheint die Absenderadresse zweigeteilt: links befindet sich das Feld Absenderadresse (Lokalteil) und rechts daneben das Drop-Down-Menü Absenderdomain. Beide zusammen ergeben dann die Absenderadresse.

Der Lokalteil ist der Teil einer E-Mail-Adresse, der VOR dem @-Zeichen steht. Dieser wird aus dem bisherigen Persohelfer [Institut_Absenderadresse_Perso /] erzeugt, der im gewählten E-Mail-Setup Absenderdaten Institut hinterlegt ist.

An dieser Stelle erscheint nun der Platzhalter [LOCAL-PART][Institut_Absenderadresse_Perso /] [/LOCAL-PART]. Dieser zieht aus dem bisherigen Persohelfer [Institut_Absenderadresse_Perso /] nur den für dieses Feld notwendigen Lokalteil vor dem @-Zeichen. Ist in dem Persohelfer [Institut_Absenderadresse_Perso /] z.B. die Adresse info@sparkasse-musterstadt.de enthalten, dann wird über diesen Platzhalter daraus der Lokalteil “info” gezogen.

Wenn als Lokalteil ein anderer Eintrag benötigt wird, z.B. „kontakt“ statt „info“ , dann kann der automatisch erzeugte Platzhalter im Feld Abbsenderadresse (Lokalteil) gelöscht werden. Anschließend kann in das leere Feld das Wort kontakt (oder jeder beliebige andere Lokalteil) direkt eingetippt werden.  

Im Drop-Down-Menü Absenderdomain wird dann der Teil nach dem @-Zeichen ausgewählt. Dieser enthält die DKIM-signierte Absenderdomain(s) ihres Accounts, z.B. mailing.sparkasse-musterstadt.de. Dieses Feld ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.

Aus der Kombination der beiden Felder ergibt sich dann automatisch die Absenderadresse info@mailing.sparkasse-musterstadt.de.

Darunter befindet sich das Feld für die Antwortadresse.

Über den Button Vorschau öffnen kann die korrekte Befüllung der kompletten Absenderadresse getestet werden.

In Emma können archivierte E-Mail (unter Archiv -> E-Mail) oder E-Mails mit dem Status „In Bearbeitung“ kopiert werden. 

Bei kopierten E-Mails wird automatisch die DKIM-signierte Absenderdomain eines Emma-Accounts eingefügt. Damit soll bei der Reaktivierung von i.d.R. älteren archivierten E-Mails sichergestellt werden, dass in diesen E-Mails ebenfalls die neue Absenderdomain genutzt wird. Dazu wird ein Platzhalter eingefügt, der die bereits eingerichtete neue Absenderdomain enthält.

Nachdem eine E-Mail kopiert wurde erscheint oben eine Meldung mit folgendem Inhalt:

Die E-Mail wurde erfolgreich kopiert. Der Absender wurde geändert, da er mit keiner Ihrer Absenderdomains übereinstimmte.
Original: [Institut_Absenderadresse_Perso /]
Kopie: [LOCAL-PART][Institut_Absenderadresse_Perso/][/LOCAL-PART]@mailing.s-communication.de

Diese Meldung bedeutet, dass der ursprüngliche Platzhalter [Institut_Absenderadresse_Perso /] ausgetauscht wurde gegen den Platzhalter [LOCAL-PART][Institut_Absenderadresse_Perso /] [/LOCAL-PART]@mailing.s-communication.de.

Wobei der Teil nach dem @-Zeichen die Absenderdomain ihres Accounts enthalten muss. In diesem Beispiel wird die Subdomain der S-Com mailing.s-communication.de angezeigt.

Wie ist dieser neue Platzhalter aufgebaut?

Der Teil vor dem @-Zeichen wird aus dem bisherigen Persohelfer [Institut_Absenderadresse_Perso /] gezogen. Ist in diesem Platzhalter z.B. die Adresse info@sparkasse-musterstadt.de enthalten, dann wird daraus der Teil “info” gezogen.

Der Teil nach dem @-Zeichen enthält die DKIM-signierte Absenderdomain ihres Accounts, z.B. mailing.sparkasse-musterstadt.de.

Daraus ergibt sich dann automatisch die Absenderadresse info@mailing.sparkasse-musterstadt.de.

In der so erstellten E-Mail erscheint die Absenderadresse zweigeteilt: links befindet sich das Feld Absenderadresse (Lokalteil) und rechts daneben das Drop-Down-Menü Absenderdomain.

Darunter befindet sich das Feld für die Antwortadresse.

Über den Button Vorschau öffnen kann die korrekte Befüllung der kompletten Absenderadresse getestet werden.

Ein Personalisierungshelfer dient in EMMA als Platzhalter für bestimmte feststehende oder wiederkehrende Elemente einer E-Mail, welche darüber automatisch befüllt werden. Dazu gehört in EMMA auch die Absenderadresse.

Alle Personalisierungshelfer eines EMMA-Accounts befinden sich unter Module -> Personalisierungshelfer.

Die Standard-Personalisierungshelfer

Nach dem Abschluss der Einrichtung der neuen Absenderdomain passt das EMMA-Team auch die beiden Standard-Personalisierungshelfer für die Absenderadresse Institut_Absenderadresse und Berater_Absenderadresse an.

Die beiden Standard-Personalisierungshelfer Institut_Absenderadresse und Berater_Absenderadresse finden weiterhin Anwendung in vererbten E-Mails (z.B. den PK/FK-Newslettern vom EMMA-Team) oder bei der Erstellung einer neuen E-Mail mit einem der beiden Standard-E-Mail-Setups Absenderadressen Institut oder Absenderadressen Berater.

Für die allermeisten Kunden ändert sich also nichts, da die beiden Standard-Personalisierungshelfer weiter wie gewohnt verwendet werden können.

Die beiden Standard-Personalisierungshelfer enthalten nach der Anpassung durch das EMMA-Team die neue Absenderdomain, z.B. @mailing.sparkasse-musterstadt.de.

Die Absenderadresse des Instituts ändert sich durch die neue Absenderdomain somit von z.B. info@sparkasse-musterstadt.de zu info@mailing.sparkasse-musterstadt.de.

In einer separaten E-Mail informiert das EMMA-Team seine Kunden nach Abschluss der Einrichtung über die durchgeführten Änderungen. Ab dann ist die neue Absenderdomain in den beiden Personalisierungshelfern aktiv und der Versand erfolgt entsprechend mit der neuen Absenderdomain.

Unsere Kunden müssen also selbst nichts an den Standard-Personalisierungshelfern anpassen.

Die neuen lokalen Personalisierungshelfer

Neben der bisher bekannten Ansicht der Absenderadresse in den Grundeinstellungen einer E-Mail wurde in EMMA ab März 2023 eine neue Ansicht eingeführt.

Diese zeigt die Absenderadresse zweigeteilt: links befindet sich das Feld Absenderadresse (Lokalteil) und rechts daneben das Drop-Down-Menü Absenderdomain.

Darunter befindet sich das Feld für die Antwortadresse.

Diese Ansicht ist nicht die Standardansicht und erscheint nur in folgenden Fällen:

• wenn eine neue E-Mail OHNE Setup erstellt wird ODER
• wenn in der bisherigen Ansicht das Feld Absenderadresse leer ist und die E-Mail mit diesem leeren Feld gespeichert wird ODER
• wenn in der bisherigen Ansicht das Feld Absenderadresse mit der im Account hinterlegten Absenderdomain (z.B. mit info@mailing.sparkasse-musterstadt.de) manuell befüllt wird.

In diesen Fällen wird die neue Ansicht mit dem Dropdown-Menü angezeigt.

In der neuen getrennten Darstellung der Absenderadresse können Sie das Feld Absenderadresse (Lokalteil) manuell oder über die beiden neuen Persohelfer

• Institut_Absenderadresse_LOKAL
• Berater_Absenderadresse_LOKAL          

befüllen.

Die Standard-Personalisierungshelfer Institut_Absenderadresse und Berater_Absenderadresse funktionieren in dieser Darstellung NICHT.

Die Absenderdomain vor dem Versand testen

Sie können in einer E-Mail immer über den Button Vorschau öffnen schauen, ob die Absenderadresse korrekt eingefügt wurde.

In der Vorschau-Ansicht finden sich links oben untereinander die folgenden Angaben:

• Absendername und Absenderadresse
• Betreffzeile
• Antwortadresse

Um die bestmögliche Sicherheit für Ihre E-Mails zu erreichen, ist der Versand über CSA-zertifizierte Server essenziell.

Die Certified Senders Alliance (CSA) ist ein Service des eco – Verband der Internetwirtschaft e.V. in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Dialogmarketing Verband (DDV). Der eco ist mit über 1.000 Mitgliedern der größte Verband der Internetwirtschaft in Europa. Der DDV ist der größte nationale Zusammenschluss­ von Dialogmarketern in Europa.

Die CSA bildet eine neutrale Schnittstelle zwischen Mailbox-Providern und Versendern kommerzieller E-Mails.

Ziel der CSA ist es, die Qualität kommerzieller E-Mails (z.B. Newsletter) zu erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, erstellt sie rechtliche und technische Qualitätsstandards. Die Qualitätsstandards ergeben sich aus geltendem Recht und technischen Anforderungen der Mailbox-Provider. Sie werden entsprechend den aktuellen Gesetzesgrundlagen und Marktanforderungen regelmäßig aktualisiert.

Bei der CSA wurden die Anforderungen an den sicheren E-Mail-Versand noch einmal erhöht. So müssen alle E-Mails zukünftig mit einem DKIM-Schlüssel signiert werden. Mit der DKIM-Signatur wird die Authentizität der Absenderdomain der E-Mail-Absenderadresse geprüft und sichergestellt, dass der Inhalt der E-Mail nicht verändert wurde.

Auch für unseren Emma-Dienstleister als Besitzer eines CSA-Zertifikats ist DKIM Pflicht, so dass spätestens ab 1.1.2024 alle Absenderadressen in Emma einen gültigen DKIM-Eintrag besitzen müssen.

Damit die E-Mails eines Unternehmens von E-Mail-Clients (z.B. Gmail, GMX, Firmennetzwerke) auch sicher als von diesem Unternehmen kommend erkannt werden können, wird eine DKIM-Signatur an der Absenderdomain benötigt. Bei einigen Anbietern von E-Mail-Postfächern Dienstleistern ist diese Signatur mittlerweile Pflicht.

Das heißt, ohne die DKIM-Signatur wird das Risiko in Zukunft immer weiter zunehmen, dass Ihre E-Mails im Posteingang der Empfänger gar nicht ankommen. Diese Sicherheitsabfrage wird u.a. auch von der FI verwendet, um E-Mails innerhalb der SFG zuzustellen.

Die Absenderadresse ist immer die gesamte E-Mail-Adresse, die als Absender einer E-Mail angegeben wird. Meistens handelt es sich dabei um eine generische Adresse wie info@sparkasse-musterstadt.de. Sie kann aber auch personalisiert genutzt werden, z.B. beate.berater@sparkasse-musterstadt.de.

In Emma wird diese Adresse in den Grundeinstellungen einer E-Mail gesetzt. Es handelt sich dabei um die Adresse, welche der Kunde in seinem Posteingang sieht.

Als Absenderdomain wird immer der Teil der Absenderadresse bezeichnet, der hinter dem @-Zeichen steht. 

Zum Beispiel wäre bei der Absenderadresse info@sparkasse-musterstadt.de der Teil info der sogenannte Lokalteil und der Teil sparkasse-musterstadt.de die Absenderdomain. Und diese Absenderdomain muss in Emma ab April eine eigene DKIM-Signierung haben.

Da im Emma-Account nicht die Hauptdomain (@sparkasse-musterstadt.de) signiert werden kann, muss für jeden Account erst eine sogenannte Subdomain (@mailing.sparkasse-musterstadt.de) angelegt werden.

Die Subdomain ist also eine weitere Unterteilung der Hauptdomain. Sie steht hierarchisch unter der Hauptdomain. Zum Beispiel ist die Domain @mailing.sparkasse-musterstadt.de eine Subdomain der Hauptdomain @sparkasse-musterstadt.de.

Eine Subdomain wird häufig bestimmten Funktionen zugeordnet. Im Emma-Account wird diese Domain ausschließlich für den Versand von werblichen E-Mails genutzt.

Die Subdomain wird nach ihrer Einrichtung dann auch die neue Absenderdomain sein, d.h. statt info@sparkasse-musterstadt.de wird nun die Adresse info@mailing.sparkasse-musterstadt.de verwendet.

Nein, es müssen keine neuen Postfächer angelegt werden.

Während der Einrichtung der Subdomain wird vom Emma-Team eine Weiterleitung der E-Mail von der Subdomain auf die Hauptdomain eingerichtet, d.h. wird von der neuen Absenderadresse info@mailing.sparkasse-musterstadt.de eine E-Mail an einen Abonnenten versendet und der Empfänger antwortet auf diese E-Mail, dann wird die E-Mail erstmal an info@mailing.sparkasse-musterstadt.de gesendet und wird dann von dort automatisch an das Postfach mit der Hauptdomain info@sparkasse-musterstadt.de weitergeleitet.

Alle E-Mails an die Subdomain-Adressen landen also in den entsprechenden Posteingängen der Hauptdomain.

Dies funktioniert auch mit Berater-E-Mails, z.B. E-Mails an Beate.Berater@mailing.sparkasse-musterstadt.de werden an Beate.Berater@sparkasse-musterstadt.de weitergeleitet.

Grundsätzlich sind alle Varianten einer Subdomain möglich. Wichtig ist, dass diese Subdomain nicht anderweitig (z.B. für den internen E-Mail-Verkehr) genutzt wird.

Die gängigsten “sprechenden” Subdomains sind:

• aktuelles.sparkasse-musterstadt.de
• info.sparkasse-musterstadt.de
• mail.sparkasse-musterstadt.de
• mailing.sparkasse-musterstadt.de
• news.sparkasse-musterstadt.de
• newsletter.sparkasse-musterstadt.de

Manche Kunden möchten die Subdomain aus visuellen Gründen so kurz wie möglich halten und nutzen daher nur 1-2 Buchstaben, z.B.:

• e.sparkasse-musterstadt.de
• em.sparkasse-musterstadt.de

Einige Institute nutzen zwei Hauptdomains: eine lange (z.B. sparkasse-musterstadt.de) und eine kurze (z.B. spk-ms.de). 

Es bleibt Ihnen überlassen, welche dieser Domain als Standardabsenderadresse eingerichtet werden soll. Prüfen Sie mit welcher Domain in der Vergangenheit hauptsächlich versendet wurde und erstellen aus dieser Domain dann die Subdomain. Bei Bedarf ist es auch möglich mehrere Absenderdomains einzurichten. Diese stehen dann im Dropdown-Menü zur Verfügung.

Für jede Absenderdomain muss eine neue Bestellung angelegt werden.

Folgende Dinge müssen Sie bei der Bestellung von Paket 1 und Paket 2 tun:

1. Bitte planen Sie für die Umstellung mindestens einen halben (besser einen ganzen) Werktag ein, an welchem in Ihrem EMMA-Account kein wichtigen Versendungen anstehen.
2. Das Emma-Team schickt Ihnen nach Bestelleingang eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen für die FI inklusive Ticketkategorie zu.
3. Sie erstellen bei der FI ein Ticket. Die Einstellungen führt die FI i.d.R. innerhalb von einer Stunde nach Ticketeingang durch.
4. Sobald die Umstellung durch die FI erfolgt ist, teilen Sie dem EMMA-Team per E-Mail mit: „Die FI hat die Einstellungen durchgeführt“.
5. Anschließend prüft das EMMA-Team die von der FI gesetzten Einstellungen und passt Ihren EMMA-Account entsprechend an.

Folgende Personalisierungshelfer werden vom EMMA-Team im EMMA-Account umgestellt:

• • Institut_Absenderadresse (z.B. info@sparkasse-musterstadt.de wird zu -> info@mailing.sparkasse-musterstadt.de)

• • Institut_Antwortadresse

• • Berater_Absenderadresse

• • Berater_Antwortadresse

6. Sobald alles korrekt eingerichtet ist, informiert Sie das EMMA-Team per E-Mail und die Umstellung ist damit abgeschlossen.

Was ist DMARC?

DMARC ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, mit dem die Inhaber von E-Mail-Domänen festlegen können, welche Mechanismen sie zur Authentifizierung ihrer E-Mail-Nachrichten verwenden und wie Mailserver, die Nachrichten von ihrer Domäne empfangen, mit Authentifizierungsfehlern umgehen sollen.

DMARC soll dazu beitragen, E-Mail-Betrug und Phishing-Angriffe zu bekämpfen, indem es den E-Mail-Empfängern ermöglicht, festzustellen, ob eine E-Mail-Nachricht, die angeblich von einer bestimmten Domäne stammt, tatsächlich von dieser Domäne stammt oder nicht. DMARC ermöglicht es den Eigentümern von Domänen, Richtlinien zu veröffentlichen, die den empfangenden E-Mail-Servern vorschreiben, wie sie mit Nachrichten umgehen sollen, die die Authentifizierungsprüfung nicht bestehen.

So erlaubt eine Richtlinie für DMARC der Absenderdomäne festzulegen, ob die E-Mail SPF und/oder DKIM verwendet werden. Richtlinien können auch bestimmen, wie vorgegangen werden soll, wenn die Authentifizierungsmethoden fehlschlagen. So beschreibt ja SPF, wer eine E-Mail versenden darf und DKIM bezeugt, dass diese E-Mail in bestimmter Weise unverändert vom Absender stammt. Gemäß DMARC kann der Absender nun Empfehlungen geben, wie der Empfänger mit der Nachricht umgehen soll, die in einem oder beiden Fällen nicht den Anforderungen entspricht. Wenn eine der Authentifizierungen fehlschlägt, kann auch eine entsprechende Rückmeldung an die Absenderdomäne erfolgen.

Viele Provider nehmen laut der Finanz-Informatik (FI) E-Mails nur verzögert an, wenn die Absenderdomäne keinen DMARC-Eintrag im DNS besitzt. Daher wurde zum 07.03.2022 DMARC für alle Hauptdomains (z.B. sparkasse-musterstadt.de), die von der Finanz-Informatik (FI) verwaltet werden, automatisch aktiviert.

Von der FI wurde dabei die Standard-Richtilinie “p=none” gesetzt.

ACHTUNG: Die DMARC-Einstellung an der Hauptdomain (z.B. sparkasse-musterstadt.de) gilt automatisch auch für die Subdomain (z.B. mailing.sparkasse-musterstadt.de), sofern für die Subdomain kein eigener DMARC-Eintrag gesetzt wurde.

Wie funktioniert DMARC?

Eine Nachricht wird von einem autorisierten Server an den SPF-Eintrag und/oder die DKIM-Signatur der DMARC-konformen Domäne gesendet, die auf DNS-Ebene gespeichert sind. 

Wenn eine der beiden Prüfungen erfolgreich ist, wird die Nachricht als „DMARC PASS“ bezeichnet; wenn beide Prüfungen fehlschlagen, ist die Nachricht nicht DMARC-fähig (da sie die SPF- oder DKIM-Anforderungen nicht erfüllt hat).

Je nach konfigurierter DMARC-Richtlinie kann die Nachricht nun zurückgewiesen oder verworfen werden, als Spam gekennzeichnet oder in Quarantäne gestellt werden, oder sie wird unverändert zugestellt. 

Es gibt aktuell drei DMARC-Richtlinien, die den entgegennehmenden Server anweisen, wie mit E-Mails verfahren werden soll, wenn ein Authentifizierung der E-Mail fehlschlägt:

• p=none – die E-Mail soll trotzdem angenommen werden
• p=quarantine – die E-Mail soll als Spam markiert werden, d.h. sie kommt im Spam-Ordner an
• p=reject – die E-Mail soll verworfen werden, d.h. sie kommt nicht an. Wenn Sie sich gegen Spoofing- und Phishing-Angriffe schützen möchten, ist diese Richtlinie empfehlenswert. Die wird auch von der FI empfohlen.

Zusätzlich kann in der Richtlinie auch noch ein E-Mail Postfach angegeben werden für aggregierte Berichte, an die Meldungen versendet werden können, wenn z.B. eine bestimmte E-Mail als Spam klassifiziert wurde und in Quarantäne gelandet ist.

Was müssen Emma-Benutzer beachten?

Mittlerweile nutzen die meisten Emma-Accounts für den Versand eine eigene Subdomain (z.B. mailing.sparkasse-musterstadt.de). Der Versand erfolgt also mit der Absenderadresse info@mailing.sparkasse-musterstadt.de statt wie bisher info@sparkasse-musterstadt.de.

Alle vom Emma-Team eingerichteten Subdomains haben korrekt eingerichtete SPF- und DKIM-Einstellungen in ihren DNS.

Wenn ihr Emma-Account eine korrekt eingerichtete Subdomain hat und sie sich effektiv gegen Spoofing- und Phishing-Angriffe schützen möchten, dann können Sie von der FI den DMARC-Eintrag p=reject setzen lassen. 

Details entnehmen Sie bitte dem Rundschreiben der FI:

https://mailing.sparkasse.de/public/a_4760_VH8SW/webspace/FI_Organisationsrundschreiben_41_2022_vom_28.01.2022.pdf